【残業がつらい人向け】残業が多くなるパターンと対処法

こんにちは。
なおひと申します。

数年前からブラック企業というものがずっと話題になっており、
苦しんでいる人も多いと思われます。

また、ブラック企業ではなくとも、社会人として働く中で
残業に悩まされる方は非常に多いと思われます。

僕も以前は残業時間80時間が続くようなつらい状況が続いていました。

(100時間、200時間とされている方も居り、その方々と比べると全然軽いように見えますがご容赦ください。
これでも僕は辛かったのです。。。。)

しかし、仕事のやり方を工夫することで同じ部署、同じ仕事をしているにも関わらず
残業時間を平均10時間以下まで抑えることができました。

本記事ではその内容について簡単にシェアさせていただければと思います。

本記事は以下の目次で構成されています。

目次

残業時間が多くなるパターン

僕の体験から残業時間が多い方は以下の3パターンにはまっているのではないかと思います。

  • 自分の仕事の全体像が見えない
  • 打合せ、電話対応で埋め尽くされる
  • 単純に作業量が多い

パターン1
自分の仕事の全体像が見えない

仕事をめちゃくちゃ抱えていて、自分がどのくらい仕事を持っているのか正確に言えない方って結構いますよね。
とにかく急かされているものから片付けていくような状態の人はこのパターンに当てはまると思います。

僕も社会人3年目くらいまでこのパターンにかなりはまっていました。
とにかく忙しい、余裕がないという状況が続いていて心理的にも苦しいのがこのパターンです。

パターン2
打合せ、電話対応で埋め尽くされる

とにかく取引先、他部署との打ち合わせが多く時間を取られる。
定時時間内はほぼミーティングや電話会議だ、という方はこのパターンです。

少し年次が上であったり役職についたりするとこのパターンにはまりがちですよね。

パターン3
単純に作業量が多い

何をするかはわかっているけどとにかく作業が多い、煩雑だ、というか方はこのパターンです。
決まった作業が多くなると飽きもくるのでスピードが落ち、より残業時間が増えがちですよね。

 

パターン別残業時間を減らす方法

大体自分がどのパターンか見えたところで対処法を紹介したいと思います。

パターン1の対処法
まずは自分の仕事をすべて洗い出してみよう

全体像が見えないならば一度すべて書き出してしまいましょう。
それだけかよ!と思うかもしれませんがこれは思っている以上に有効です。

理由は

仕事の優先順位が見えるようになる。仕事を終わらせるための戦略が立てられるようになる。

からです。

仕事の緊急さと必要さでレベル分けできるとなお良いですが、ただ書き出すだけでも効果十分です。
書き出すだけで、「この仕事は午前中に終わらせよう」「この仕事は明日でもいいな…」など見えるようになってきます。

また、僕自身、以前上司に「今どの案件が忙しいの?」と聞かれましたが
その時は自分の仕事の全体が把握できていなかったので上手く答えることが出来ず、結果仕事を増やされてしまいました。

ここで自分の仕事量を把握していれば、的確に回答をしたうえで仕事量の調整の交渉ができたはずです。

洗い出した上でそれでもめちゃくちゃ忙しい人はいると思います。
それでもまだやっていない人はやってみるだけで大きく変わると思います。

まずは自分の仕事をすべて洗い出し、自分の状況を整理しましょう。

パターン2の対処法
メール、メッセージを上手く活用しよう

とにかく顔をあわせて、直接話をして、とやっていると時間が全然足りません。
抱える案件が多くなってくるとなおさらです。

そのため、メールやメッセージで伝えられる内容は極力それらを活用しましょう。

理由は

メール等を使うことで打ち合わせで時間が埋め尽くされることを防ぐことができる。

からです。

一度打ち合わせをすると一つの内容で1時間などかかるケースは多いと思います。
また、違う話題にも飛び火して思わぬ仕事が増えたり、結論が出ないまま時間だけ消費するパターンも少なくないです。

もちろん、顔を合わせて話をするべき話題、直接話さないとうまく伝わらない内容があるのは事実です。
そこに関しては直接打ち合わせや電話をせざるを得ないでしょう。

しかし、全ての案件でそれをしていては打ち合わせだけで定時時間を埋め尽くされてしまいます。

自分の時間を確保するためにもメールやメッセージを上手く活用して仕事を進めましょう。

また、メール等で文章に残すと発言のエビデンスを取ることができるという効果もあります。
後で言った言わないの水掛け論で時間を消費することも減るのでおすすめです。

パターン3の対処法
プログラミングの力を使って定型作業を減らそう

決まりきった作業は人間がやる必要はありません。PCなど機械にやらせましょう。
その方が圧倒的にパフォーマンスは上がります。

理由は

人間が定型作業をすると疲労による処理スピードダウン、ミスの発生が起こる。
機械に作業させることでスピード上げた上ででミスを減らすことが出来、
その時間を他の仕事の処理に回せる。

からです。

僕自身も消耗品の手配を行う業務があり、
必要書類を印刷し、決まったフォームに入力し、予算表に入力し、という単純作業を一日何十件もおこなっていました。
この作業をプログラムで自動化することにより作業時間を8割減することができました。

プログラミングは難しい、とっつきづらいという方も居ると思われますが、
勉強すれば誰でもできるようになる内容でもあると思っています、

さらに自分のスキルにもなるのでまずはやってみて損はないかと思います。
このブログでも自分が勉強して解釈した内容を記事にするつもりでいるので共に頑張りましょう。

定型作業をプログラムを活用して自動化し、自分の時間を確保しましょう。

自分で実践した結果

冒頭にも書きましたがこれらを実施した結果

残業時間 平均80時間  ⇒  残業時間 平均10時間以下

このように残業時間を削減することができました。

これらの内容がこの記事を読んでいただいた皆さんの役に立つことができれば幸いだと思っています。

残業時間を減らし、自分の時間と健康を確保しましょう。

今回の内容は以上になります。

 

 




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この記事を書いた人

余裕ある人生を追及しています。
僕の挑戦を記事にしています。

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