【大量の仕事に溺れている人向け】自分の仕事を洗い出す方法

こんにちは。
なおひと申します。

以前投稿した記事の中で残業を減らすためにはまず仕事の洗い出しが必要という話をさせていただきました。

以前の記事はこちら

大量の仕事をただ急かされるままにこなしている状況では中々効率的な仕事は難しいものです。

そこで今回はその仕事の洗い出しの方法について僕自身が実践した方法を紹介させていただければと思います。

ちなみに、一般的には重要度の高低、緊急度の高低によって4つのフェーズに分けるのがよいと紹介されている記事が多いですが。
今回はフェーズ分けをするのが面倒な人向けの方法になります。

今回の目次は以下の通りです。

目次

仕事を洗い出すメリット

仕事の洗い出しを行うメリットは以下の3つです。

  • 自分の仕事の全体ボリューム、進捗が把握出来る
  • 仕事の優先順位を明確化できる。
  • 仕事量調整の交渉が出来るようになる。

自分の仕事の全体ボリューム、進捗が把握出来る

後々優先順位を決めるためにまずは手持ちの仕事を洗い出すことになりますが、
これを通して今まで分かっていなかった全体ボリュームを知ることが出来ます。
これにより、自分のキャパシティがどのくらいなのか分かるようになると共に
進捗も一目で把握できるようになり、今一番ヤバい仕事はどれなのか確認することができます。
そのため、案件が炎上する前に先手を打つことができるようになります。

仕事の優先順位を明確化できる。

全ての仕事を洗い出すことによって仕事の進捗具合が横並びで分かるようになります。
合わせて納期も洗い出しておくと納期が迫っているものや進捗が思わしくないものが一目で分かるようになり、
自然に優先順位を決めることができるようになります。

仕事量調整の交渉が出来るようになる。

洗い出した結果、完全に自分のキャパシティをオーバーしている場合は上司等に仕事量の調整の交渉ができるようになります。
抱えている仕事量が明確ではない状態で相談すると「頑張れ」の一言で片づけられる可能性大ですが、
洗い出しを行うことで仕事量と進捗が明確になり、上司も考えざるを得なくなります。
上司というのはそのあたりのマネジメントが仕事なので臆することなく交渉してみましょう。

仕事を洗い出す手順

ここでは僕が実際に洗い出しを行った際の手順を紹介します。

以下の手順で洗い出しを行います、

  • 案件の大きな分類を書く
  • 具体的な案件をすべて書く
  • 各案件のタスクを書き出す
  • 進捗とアクションを起こすべき人を書く

案件の大きな分類を書く

まずは手持ちの仕事の大分類から書き出すようにしましょう。
これを実施する理由は

大枠からタスクを洗い出すことができる。

からです。

例えば例えば新規プロジェクト立上、開発研究など。
やや遠回りに感じるかもしれませんが、
これで自分がどんな仕事をメインにしているか改めて把握することが出来ます。

具体的な案件をすべて書く

大分類の中に含まれる案件名をすべて書き出しましょう。

これを実施する理由は

自分の手持ちの仕事が何なのかここで把握する為。

です。

例えば新規プロジェクト立上の中の〇〇会社のシステム開発など

各案件のタスクを書き出す

案件ごとのタスクを全て書き出しましょう。
これを実施する理由は

案件をこなす為にすべきことを明確化するため。

です。

例えば〇〇会社のシステム開発のタスク:△△モジュールの要件定義、仕様レビューなど

タスクが明確になっていない場合は難しいかもしれません。、
しかしこれを実施することで次に自分が起こすべきアクションを明確にすることができます。
どうしても内容が分からないなどの理由で難しい場合は、○○さんに内容確認、××を調査、などでもOKです。

進捗とアクションを起こすべき人を書く

各タスクの進捗、現在誰が作業をしているかを記入しましょう。

これを実施する理由は

自分がどのタスクをこなすべきか、また誰の進捗を確認すべきか明確化する為。

です。

例えば○○さんに内容確認 ⇒ ○○さん返答待ち ~12/2まで、などです。
自分がボールを持っているタスクは項目の前に印をつけておくと今何をすべきか可視化出来てGOODです。

実際に自分で洗い出すとこうなる

実際に自分の仕事でやってみると以下のような形になりますので参考にしてみてください。

少し解説を加えます。

書き出す媒体はワードでもipadでも紙でもなんでも大丈夫です。
僕は紙をオススメします。

理由は手元においておけばいつでも見ることが出来るのと何となく紙の方がしっくりくるからです(笑)

僕はよく月曜日の午前中にこれをまとめていました。
そうすればその週の作戦は完了するので後はひたすらタスクを消化するだけです。
悩む時間が減るので結果短時間で仕事を終わらせることが出来、残業も減らすことが出来ます。

いかがでしたでしょうか?
皆さんも自分の仕事を把握したうえで効率よく仕事を終わらせ、自分の時間と健康を確保しましょう!

今回の内容は以上になります。




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この記事を書いた人

余裕ある人生を追及しています。
僕の挑戦を記事にしています。

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