仕事中の電話とメールの使い分け

こんにちは。
なおひと申します。

現代で仕事をする中で電話やメールなど、相手と連絡する手段は欠かせませんよね。

皆さんは電話とメールをどのように使い分けていますか?
メールを送った直後に電話をしたりしていませんか?

緊急の時にはそれが大切な場合もありますが、
多くの場合、そこまで緊急の連絡は必要ありません。

むしろそこまで緊急のものばかりならば仕事の量などの調整が必要です。

しかし、どのように使い分けたらよいか分からない人もいると思いますので
今回は私がしているメールと電話の使い分けを紹介したいと思います。

目次

電話の方が向いているケース

電話のメリットは

  • 対話が出来る。
  • リアルタイムでやり取りができる。

です。

そこから考える電話の方がコミュニケーションをとるのに向いているケースは以下の3つです。

  • 緊急の場合
  • 相談しながら考えを構築したい場合
  • お金の話をする場合

緊急の場合

とにかく直ぐにでも回答が欲しい場合はやはり電話が良いですね。
電話に相手が出ている時点で通じているので切られない限りは何らかの回答をもらうことが出来ます。

リアルタイムでやりとり出来るので細かい行き違いを防ぎやすいのもポイントです。

相談しながら考えを構築したい場合

自分の中の考えがまとまっていない場合、相手とすり合わせをしながら考えを構築したい場は
対話の出来る電話の方がベターですね。

メールでもやり取りできますが、どうしても時間が掛かるのと、その場でのひらめきは電話の方が出やすいです。

お金の話をする場合

お金の話は非常にデリケートな話題です。
メールで些細な行き違いがあると大問題に発生するケースもあります。

この場合は直接会って話すのが最も良いですが、そうでない場合でもメールではなく電話で話をつけるほうがよいでしょう。

メールの方が向いているケース

メールのメリットは

  • 相手と時間を合わせずやり取りできる。
  • 図などを用いて説明できる。
  • 履歴が文章で残る。

そこから考えるメールの方がコミュニケーションをとるのに向いているケースは以下の3つです。

  • 図などを用いる場合
  • 自分の予定が詰まっている場合
  • 証拠を残したい場合

図などを用いる場合

図を用いて視覚的に説明したい場合はメールの出番です。
電話だと説明が難しい内容でもメールで図を添付すれば一発です。

見ている場所が違った!などのトラブルも図で明示してあげれば起こることもないと思われます。

自分の予定が詰まっている場合

電話は相手の都合に左右される点もありますが、意外と見落としがちなのが自分の時間も取られる点です。
自分の予定が詰まっており、電話する時間がない場合でもメールならば隙間時間で対応できます。

証拠を残したい場合

メールの良いところは何としても文章として残る点です。
会社間の取引の合意などは書面を交わすでしょうか、社内調整等ではそこまでのエビデンスがないことが多いです。

そのような時にメールでやりとりし、エビデンスとして確保しておくと後の調整もスムーズに進みますし、
時間が経った後でも見返し、やりとりの結果を思い出すことが出来ます。

いかがでしたでしょうか。
電話やメールもその特性を活かしてあげれば仕事の生産性はグッと向上します。

効率よく仕事をし、自分の時間と健康を確保しましょう!

今回の内容は以上になります。




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この記事を書いた人

余裕ある人生を追及しています。
僕の挑戦を記事にしています。

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